Zotero en pratique : 3. Optimiser son utilisation de Zotero

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Les groupes Zotero permettent à plusieurs utilisateurs de collaborer en ligne sur une même bibliographie : partager des références, des notes, etc. Tout utilisateur possédant un compte Zotero peut créer un groupe.

  Les références partagées sur un groupe sont stockées sur le compte zotero.org du créateur du groupe. L'espace de stockage offert pour chaque compte en ligne étant limité à 300 Mo, il peut vite se remplir.

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Les groupes Zotero peuvent être privés, publics avec une adhésion des membres de type "fermée" (modérée par l'administrateur, sur invitation) ou "ouverte" (toute le monde peut devenir membre). Lors de la création du groupe vous pouvez choisir parmi trois niveaux de visibilité.

 

Créer un groupe :

Depuis le logiciel Zotero :	Depuis zotero.org :
Cliquez sur Fichier > Nouvelle bibliothèque > Nouveau Groupe Vous êtes alors directement redirigé vers Zotero.org.	Cliquez sur "Groups" puis "Create a New Group".
Si ce n'est déjà fait, Identifiez-vous Choisissez le nom du groupe à créer Déterminer l'accessibilité du groupe (voir ci-dessous)

 

Déterminer l'accessibilité du groupe :

• "Public, Open Membership" : votre groupe sera visible par tous les internautes sur le site Zotero.org, ils pourront le rejoindre librement.

Si le groupe dispose d'une bibliothèque publique, les administrateurs du groupe peuvent l’afficher ou la cacher complètement ou en partie (collections) aux non-membres.  Il est possible de transformer un groupe public en groupe privé, dans ce cas, le groupe aura une page d'information publique, mais la bibliothèque restera cachée.

• "Public, Closed Membership" : votre groupe est visible par tous les internautes sur le site Zotero.org, ils pourront l'intégrer uniquement sur demande ou sur invitation.

Si le groupe dispose d'une bibliothèque publique, les administrateurs du groupe peuvent l’afficher ou la cacher complètement ou en partie (collections) aux non-membres. Il est possible de transformer un groupe public en groupe privé, dans ce cas, le groupe aura une page d'information publique, mais la bibliothèque restera cachée.

• "Private Membership" : votre groupe est visible uniquement par les membres du groupe ou les utilisateurs invités.. L'adhésion se fait sur invitation exclusivement.

Les groupes privés ne possèdent pas de page d'information. De plus, ils ne sont pas indiqués sur les profils publics des membres et n’apparaissent pas dans les résultats du moteur de recherche de Zotero.org.

 

D'autres paramètres sont possibles :

• Library Reading : qui peut voir les éléments de cette bibliothèque de groupe  ?
  • tout le monde sur internet
  • les membres du groupe

 

• Library Editing : qui peut ajouter, modifier et enlever des éléments dans cette bibliothèque de groupe ?
  • tout membre du groupe
  • les administrateurs du groupe

 

• File Editing : Qui peut travailler sur les fichiers de la bibliothèque de groupe ?
  • tous les membres du groupe
  • les administrateurs du groupe
  • pas de stockage de fichier possible. Attention, le type de groupe public "ouvert" ne permet pas de stocker des fichiers en ligne.

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Si vous souhaitez intégrer un groupe, deux solutions :

depuis zotero.org :

• demandez au gestionnaire de vous abonner en cliquant sur le bouton "Join group".
• trouver un groupe en faisant une recherche "Search for Groups". Attention la bibliothèque doit déjà contenir au moins une référence.

1. Une fois le groupe rejoint, synchronisez votre bibliothèque Zotero en cliquant sur l'icône situé en haut à droite de l'interface Zotero.
2. Après la synchronisation, vous verrez apparaître en bas à gauche de l'interface Zotero, sous vos collections personnelles, le groupe auquel vous venez d'adhérer.

 

Lorsque vous créez un compte Zotero, il est possible de rendre sa bibliothèque publique sur le web. Pour contrôler les options de confidentialité sur sa bibliothèque, vous devez vous rendre sur votre compte Zotero.org. Une fois identifié, cliquez sur Settings, puis dans la nouvelle page, sélectionnez "Privacy".

Ici, vous pouvez choisir parmi trois options :

• Publish entire library (publier votre bibliothèque en ligne)
• Publish notes (publier également les notes)
• Hide from search engines (Faire en sorte que votre bibliothèque ne soit pas indexée par les moteurs de recherche)

 

Si vous choisissez de publier votre bibliothèque, elle sera accessible à partir de votre profil sur le site Zotero.org (URL sous la forme de http://www.zotero.org/votre-nom-d-utilisateur/items).

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1. Glissez-déposer des documents que vous souhaitez partager vers la bibliothèque de groupe.

2. Synchronisez à nouveau en cliquant sur l'icône situé en haut à droite de l'interface Zotero.

3. Vos références apparaîtront dans la bibliothèque de groupe à laquelle vous appartenez.