Déposer un document dans HAL

• Étape 1 : déposez vos fichiers

HAL accepte de nombreux formats de fichier bureautiques, multimédia, issus de logiciels propriétaires ou libres.

À savoir : Si vous déposez un fichier en format Word, HAL génère automatiquement un fichier en format PDF. Le dépôt d’une fichier image en format PNG génèrera un fichier en format JPG.

Dans le cas où vous déposez plusieurs fichiers, indiquez quel est le fichier principal, c'est-à-dire celui qui contient le texte intégral.

Source : documentation HAL

Passez cette étape si vous créez une notice sans texte intégral.

• Étape 2 : précisez l'origine du fichier et son format

Indiquez si le document que vous déposez est un fichier auteur ou un fichier éditeur (dans ce cas, il faut obtenir l'accord de votre éditeur et respecter les clauses associées, comme le délai d'embargo). C'est une étape obligatoire.

Sélectionnez le format du fichier déposé.

Source : documentation HAL

• Étape 3 : précisez la durée d'embargo le cas échéant

Source : documentation HAL

• Étape 4 : ajoutez une licence de diffusion à vos documents pour faciliter la diffusion et la reproduction

Par défaut, c'est le droit d'auteur qui s'applique (sauf documents tombés dans le domaine public). L'auteur peut choisir d'assouplir les conditions d'utilisation en attribuant une licence plus généreuse.

HAL offre le choix entre les licences Creative Commons, la licence Etalab (développée pour la réutilisation des données publiques françaises), le transfert dans le domaine public. A contrario, copyright sert à spécifier des conditions restrictives (droit américain)

Vous pouvez appliquer des licences différentes aux documents que vous déposez (fichier principal et annexes).

Source : documentation HAL

À savoir (extrait du site de l'ANR) : "À partir du Plan d’action 2022, dont la publication est prévue en juillet 2021, tous les appels lancés dans le cadre de ce plan et ultérieurement, seront concernés par la stratégie de Non-Cession des Droits. Avec cette stratégie, toutes les publications issues des projets financés par l’ANR (a minima les versions acceptées pour publication) devront être déposées avec la licence CC-BY ou équivalente dans l’archive ouverte nationale HAL, immédiatement après publication conformément au Plan S. Il s’agit par cette stratégie d’ouvrir la voie vers un accès complet et immédiat aux publications scientifiques issues des projets financés par des fonds publics."

Par défaut, le droit d'auteur classique s'applique sur Internet : l'auteur conserve tous ses droits reconnus par le code de la propriété intellectuelle.
Seul un droit de citation et quelques exceptions pour l'enseignement et la recherche sont possibles pour les utilisateurs sans accord de l'auteur.

Il est cependant possible d'assouplir l'usage permis en appliquant une licence Creative Commons au document déposé.
Cette licence favorise la dissémination et la réutilisation du document électronique en spécifiant quels usages l'auteur autorise, et à quelles conditions.

4 options permettent de faciliter la reproduction, la diffusion et  les adaptations d'une oeuvre :

• Attribution (attribuer la paternité en citant le créateur)
• Pas d'utilisation commerciale
• Partage dans les mêmes conditions (adaptations diffusées selon la même licence)
• Pas de modification

Leur combinaison forme six licences possibles, symbolisées par des icônes, auquel s'ajoute le transfert dans le domaine public (abandon de tous droits y compris l'attribution) :

1. Attribution (CC-BY)
2. Attribution + Pas de Modification (CC-BY ND)
3. Attribution + Pas d’Utilisation Commerciale + Pas de Modification (CC-BY NC ND)
4. Attribution + Pas d’Utilisation Commerciale (CC-BY NC)
5. Attribution + Pas d’Utilisation Commerciale + Partage dans les mêmes conditions (CC-BY NC SA)
6. Attribution + Partage dans les mêmes conditions (CC-BY SA)
7. 7. Transfert dans le domaine public (CC0)

Plus de détails sur le contenu et les modalités d'attribution de ces licences sur le site Creative Commons.

Tout travail de recherche peut être déposé dans HAL, ainsi que les données qui y sont associées.

Le dépôt concerne donc les travaux :

• Finalisés
• Conformes aux usages scientifiques dans la discipline
• Publiés ou non

Le type de document conditionne les champs à remplir ensuite. Le dépôt du texte intégral, lorsqu'il est possible, est fortement conseillé.

Le dépôt en texte intégral est le plus conforme à la philosophie des archives ouvertes. Il permet un accès universel aux résultats de la recherche et offre la meilleure visibilité.

Il est :

• définitif : vous pouvez déposer une nouvelle version, mais pas supprimer un dépôt
• éditable (catégorie de document, passage d'un statut non-publié à une version publiée)
• modulable (visible immédiatement ou après une période d'embargo)
• partageable avec les co-auteurs

La référence bibliographique seule  peut être supprimée. Elle peut être utilisée pour signaler des documents en ligne, pour lesquels les éditeurs refusent le dépôt (indiquer le lien dans le champ commentaires «Disponible en ligne : URL du document»)

Ce choix du CCSD est lié à l'existence d'un archivage pérenne sur HAL, pérennité non garantie sur les sites tiers.

• Catalogues d'exposition : à considérer comme un ouvrage.
• Direction de numéros spéciaux de revues : à considérer comme une direction d'ouvrage, HAL ne proposant pas actuellement de type de document adapté. Indiquer en complément 'Direction de numéro spécial de la revue xxx' (sous-titre)
• Autres cas : consulter l'aide de HAL sur les types de publication acceptés

Besoin d'être guidé pas à pas ? Contactez-nous !

bu-hal@univ-rennes2.fr

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